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今働いてる現場では1日約100通のメールが自分の受信箱に届きます。
自分に関係のあるものからないものまで…。

実際にはなにがしか自分に関係のあることなんだろうけど、
「自分の作業」に関係のないものはどうしても見落としがちです。

とは言え、1通ごと時間をかけて目を通していては時間を取られてしまいます。
※仮に1通3分かけたとしたら、3×100=300分 5時間かかります。

では、どのようにしてメールを整理していけばよいのでしょうか。

今、自分が実践しているのは 検索フォルダによる整理。
現場では多くの人が"送信者"でフォルダに振り分けていますが、
時系列で整理したい自分にとっては合わない方法でした。

また、送信者ごとにフォルダ分けしてしまうと 人単位での閲覧しか出来なくなるため、
一覧性がどうしても落ちてしまいます。

そこで、メールは全て受信箱に一元管理しておき、必要な情報を検索フォルダで
管理することにしたのです。
時間で確認する必要のあるものは受信箱で確認し、条件で確認する必要のあるものは
検索フォルダで確認することによって閲覧性がかなり向上しました。

しかし、このままではまだ素早く情報を拾うことができません。
デフォルトの設定では、どのメールも同じように表示されている為
件名を読まなければ内容がわからない為です。
(件名を読んだだけでは、内容がわからないメールも多いですが;)

その為、特に必要なメール別に自動で色付けするように設定しています。
いわば、情報の色付けですね。

この色のメールが来たからこういう情報が来た。と
件名ではなく色で判断できるようになるわけです。

ここで自分が行っているメール整理術のポイントを整理しますと、
以下の3点となります。

・メールは受信箱に一元管理
・検索フォルダで仕分ける
・特に必要なメールには色付け

以上、私のメール整理術でした。


ちなみに今、現場で使用しているメーラーはQmail3です。
受信箱のメールに文字色だけではなく背景色までつけることができるため
自分の整理術としてはかなり便利なメーラーです。
(今のところ、背景色まで設定できるメーラーを他に知りません)
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そま宗助

  • Author:そま宗助
  • タイ生まれのちょっと変な?日本人。
    農学博士の父とブラジル日系1世の母の間に生まれたため、普通の日本人とはちょっと違う視点で世界を見つめる男。

    最近、勉強会やカンファレンスにちょいちょい顔出ししてます。

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